Hóa đơn điện tử

Cấu hình phát hành hóa đơn điện tử

• Bước 1: Truy cập Quản lý → Hóa đơn điện tử → Cấu hình hóa đơn điện tử.

• Bước 2: Chọn hình thức phát hành hóa đơn phù hợp:

  • Ngay lập tức: Hệ thống tạo hóa đơn nháp ngay sau khi hoàn tất thanh toán.

  

  • Đợi duyệt: Hóa đơn được tạo ở trạng thái chờ duyệt, cần thao tác duyệt trước khi phát hành.

  

• Bước 3: Thiết lập thời gian Tự động phát hành hóa đơn lúc (nếu sử dụng).

• Đến thời gian đã cấu hình, hệ thống sẽ tự động gửi các hóa đơn nháp đến nhà cung cấp hóa đơn điện tử để phát hành.

• Bước 4: Thiết lập thời gian Tự động duyệt hóa đơn lúc (nếu sử dụng).

• Đến thời gian đã cấu hình, hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn từ trạng thái chờ duyệt sang hóa đơn nháp.

• Tick chọn Mặc định phát hành hóa đơn khi bán hàng nếu muốn hệ thống tự động bật tùy chọn phát hành hóa đơn tại màn hình thanh toán.

• Bước 5: Nhập Tên khách lẻ mặc định.

• Trường hợp không nhập thông tin người mua khi bán hàng, hệ thống sẽ tự động sử dụng tên khách lẻ mặc định này để xuất hóa đơn.

• Bước 6: Cấu hình các thông tin kết nối nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

• Các trường cấu hình hiển thị phụ thuộc vào nhà cung cấp hóa đơn điện tử đang sử dụng.

• Bước 7: Cấu hình người bán: Thiết lập thông tin đơn vị bán hàng sẽ hiển thị trên hóa đơn điện tử khi phát hành.

• Mã số thuế: Nhập mã số thuế của đơn vị phát hành hóa đơn.

• Tên đơn vị: Nhập tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh.

• Địa chỉ: Nhập địa chỉ của đơn vị.

• Bước 8: Kích hoạt và Chọn Lưu để hoàn tất cấu hình.

Xuất hóa đơn khi bán hàng

• Bước 1: Tạo đơn bán hàng và yêu cầu xuất hóa đơn

• Vào Bán hàng trên thanh công cụ.

• Tại màn hình thanh toán, tick chọn Phát hành hóa đơn điện tử.

• Nhập đầy đủ thông tin người mua hàng.

• Chọn Hoàn tất thanh toán để ghi nhận đơn hàng và tạo yêu cầu xuất hóa đơn.

ó thể chọn tại ô Mã số thuế để hệ thống tự động tra cứu và điền nhanh thông tin doanh nghiệp.

Trường hợp chờ duyệt

• Bước 2: Duyệt hóa đơn

• Vào Quản lý → Hóa đơn điện tử → Báo cáo hóa đơn.

• Chọn Duyệt tại hóa đơn tương ứng.

• Hệ thống tạo hóa đơn ở trạng thái Hóa đơn nháp.

• Bước 3: Phát hành hóa đơn

• Chọn Phát hành.

• Hóa đơn được gửi đến đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để phát hành.

Trường hợp phát hành ngay

• Bước 2: Phát hành hóa đơn

• Vào Quản lý → Hóa đơn điện tử → Báo cáo hóa đơn.

• Chọn hóa đơn ở trạng thái Hóa đơn nháp.

• Chọn Phát hành.

• Hóa đơn được gửi đến đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để phát hành.

Xuất hóa đơn từ đơn bán hàng

• Bước 1: Tạo hóa đơn từ đơn bán hàng

• Vào Chức năng → Báo cáo → Tìm kiếm giao dịch

• Chọn đơn bán hàng cần xuất hóa đơn.

• Chọn → điền các thông tin để phát hành hóa đơn.

• Chọn Lưu tạm nếu chưa cần phát hành ngay.

Có thể chọn tại ô Mã số thuế để hệ thống tự động tra cứu và điền nhanh thông tin doanh nghiệp.

• Chọn Tạo hóa đơn nháp.

• Bước 2: Phát hành hóa đơn

• Vào Quản lý → Hóa đơn điện tử → Báo cáo hóa đơn.

• Chọn hóa đơn ở trạng thái Hóa đơn nháp.

• Chọn Phát hành để xuất hóa đơn.

Xuất hóa đơn tự động

• Bước 1: Hoàn tất đơn bán hàng

• Thực hiện bán hàng như thông thường.

• Tất cả đơn bán hàng sẽ được đồng bộ về Báo cáo hóa đơn.

Trường hợp tự động duyệt

• Hệ thống tự động chuyển hóa đơn từ trạng thái Chờ duyệt sang Hóa đơn nháp theo thời gian cấu hình.

Trường hợp tự động phát hành

• Hệ thống tự động phát hành các hóa đơn nháp theo thời gian đã cấu hình.

• Hóa đơn được gửi đến đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để cấp số và phát hành chính thức.

Báo cáo hóa đơn

• Vào Quản lý → Hóa đơn điện tử → Báo cáo hóa đơn.

• Xem danh sách hóa đơn theo từng trạng thái

• Có thể tìm kiếm hóa đơn theo mã hóa đơn, khách hàng hoặc thời gian phát hành.

• Chọn hóa đơn để xuất file excel